会计账簿和记录
以下是通常保存在正式会计系统中的会计账簿和记录：
一般会计文件
- 总帐（记录收支并列出资产、负债、债务人和债权人的账簿）
- 现金簿
- 支票簿和支票存根
- 银行对账单和银行通知书（例如资金转账、付款单）
- 僱佣纪录：僱员身份证及履历的副本（为着个人资料私稳，这类资料应严格控制）。
- 存货纪录：存货地点、存货水平、供应和送递资料、成本、售价和可能代替的货品。
- 供应商纪录：可靠性、质素、服务、送货次数、现有或潜在供应商的货物价格。
- 顾客纪录：联络资料、赊账条件、预先安排的付款条件和送货的特别指示。
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收入
- 收费通知书（例如管理费、停车场租金）
- 正式收据
- 收据摘要
- 收款凭单
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支出
- 採购申请
- 报价、标书
- 订单
- 发票
- 小额现金券和小额现金补充表格
- 付款凭证
- 支票登记簿
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固定资产
- 固定资产登记册
- 购置固定资产发票
- 固定资产处置收据